A.
Definisi Perencanaan Kebutuhan Sarana dan Prasarana (Barang
Habis Pakai)
Kamus Besar Bahasa Indonesia (2005) menyebutkan perencanaan
berasal dari kata rencana yang mempunyai arti rancangan atau rangka dari
sesuatu yang akan dilakukan atau dikerjakan pada masa yang akan datang. Menurut
Terry (2005), perencanaan adalah menetapkan pekerjaan yang akan dilaksanakan
untuk mencapai tujuan yang digariskan. Hal serupa juga diungkapkan oleh Sondang P. Siagian bahwa perencanaan dapat diartikan sebagai keseluruhan proses
perkiraan dan penentuan secara matang hal-hal yang akan dikerjakan di masa yang
akan datang dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan (Sondang
P. Siagian).
Berdasarkan definisi-definisi di atas, secara garis besar perencanaan dapat didefinisikan sebagai
kegiatan menggambarkan terlebih dahulu kegiatan dimasa mendatang atau
memikirkan kegiatan di masa mendatang pada masa sekarang. Perencanaan terkait
dengan sarana dan prasarana dapat berupa rancangan pembelian, pengadaan,
perawatan, pendistribusian ataupun pembuatan dan perlengkapan yang sesuai
dengan kebutuhan.
Perencanaan kebutuhan disini mempertimbangkan berbagai faktor
kebutuhan yang harus dipenuhi. Dimana factor ini haruslah berdasarkan data real diantaranya jenis, jumlah, kondisi,
distribusi, dan komposisi, serta menyesuaikan dengan besaran anggaran yang
disediakan. Sehingga perancangan disini akan berhasil, tepat dan berdaya guna.
B.
Tujuan dan Manfaat Perencanaan Kebutuhan Sarana dan
Prasarana (Barang Habis Pakai)
Pada dasarnya tujuan diadakannya perencanaan sarana dan
prasarana, diantaranya:
1)
Untuk menghindari terjadinya kesalahan dan
kegagalan yang tidak diinginkan,
2)
Untuk meningkatkan efektifitas dan efesiensi
dalam pelaksanaannya.
Ketika terjadi kekeliruan dalam penetapan perencanaan kebutuhan
atau menetapkan kebutuhan sarana dan prasarana yang kurang/tidak memandang
kebutuhan ke depan, dan kurang cermat dalam menganalisis kebutuhan sesuai
dengan dana yang tersedia dan tingkat kepentingan, akan menyebabkan tujuan
sebuah organisasi sulit bahkan tidak dapat tercapai maksimal.
Adapun manfaat yang dapat diperoleh dengan dilakukannya perencanaan
sarana dan prasarana, diantaranya:
1)
Dapat membantu dalam menentukan tujuan, (
2)
Meletakkan dasar-dasar dan menentukan langkah-langkah
yang akan dilakukan,
3)
Menghilangkan ketidakpastian, dan
4) Dapat dijadikan sebagai suatu pedoman atau dasar
untuk melakukan pengawasan,
pengendalian dan bahkan juga penilaian agar nantinya kegiatan dapat berjalan
secara efektif dan efisien.
C.
Persyaratan Perencanaan Kebutuhan Sarana dan Prasarana
(Barang Habis Pakai)
Hal-hal yang
perlu diperhatikan dalam menyusun perencanaan sarana dan prasarana kantor,
antara lain :
1. Gunakan prosedur pengelolaan sarana
dan prasarana.
2. Tentukan jenis, kuantitas, dan
kualitas sarana dan prasarana yang dibutuhkan.
3. Sesuaikan antara kebutuhan sarana dan prasarana dengan biaya
yang tersedia.
4. Sediakan dan gunakan sarana dan prasarana dalam kegiatan
operasional.
5. Penyimpanan dan pemeliharaan sarana dan prasarana.
6. Kumpulkan dan kelola data sarana dan prasarana.
7.
Penghapusan
sarana dan prasarana sesuai dengan prosedur yang berlaku
Dalam
perencanaan sarana dan prasaran pendidikan persekolahan, maka ada beberapa
persyaratan-persyaratan yang harus diperhatikan sebagai berikut;
1. Perencanaan pengadaan sarana dan prasarana pendidikan
persekolahan harus
dipandang sebagai bagian integral dari usaha peningkatan
kualitas proses belajar mengajar.
2. Perencanaan harus jelas. Untuk hal tersebut maka
kejelasan suatu rencana dapat
dilihat pada:
3. Tujuan dan sasaran atau target yang
harus dicapai serta ada penyusunan perkiraa5n
biaya/harga keperluan pengadaan.
b. Jenis dan
bentuk tindakan/kegiatan yang akan dilaksanakan.
c. Petugas
pelaksana, misalnya; guru. Karyawan, dan lain-lain.
d. Bahan
dan peralatan yang dibutuhkan.
e. Kapan
dan di mana kegiatan dilaksanakan.
f. Harus
diingat bahwa suatu perencanaan yang baik adalah yang realistis, artinya rencana
tersebut dapat dilaksanakan.
3.
Berdasarkan atas kesepakatan dan keputusan
bersama dengan pihak-pihak yang terlibat dalam perencanaan. Mengikuti pedoman (standar) jenis, kuantitas dan
kualitas sesuai dengan skala prioritas.
Perencanaan pengadaan sesuai dengan plafon anggaran yang disediakan.
- Mengikuti prosedur yang berlaku.
- Mengikutsertakan unsur orang tua murid,
- Fleksibel dan dapat menyesuaikan dengan keadaan, perubahan situasi dan kondisi yang tidak disangka-sangka.
- Dapat didasarkan pada jangka pendek (1 tahun), jangka menengah (4-5 tahun), jangka panjang (10 – 15 tahun).
D.
Spesifikasi Kebutuhan Sarana Prasarana (Barang Habis Pakai)
Spesifikasi barang yang perlu direncanakan:
a. Barang habis pakai
Kegiatan
perencanaan barang habis pakai:
1) Menyusun
daftar perlengkapan yang sesuai dengan kebutuhan
2) Menyusun
perkiraan biaya yang diperlukan untuk pengadaan barang
3) Menyusun rencana pengadaan barang
b. Barang tak habis pakai
1) Menyusun
dan menganalisa keperluan perlengkapan sesuai dengan rencana kegiatan serta
memperhatikan perlengkapan yang masih ada
2) Memperkirakan
biaya perlengkapan
3) Menetapkan
skala prioritas menurut dana yang tersedia
4) Menyusun
rencana pengadaan tahunan
c. Barang tidak bergerak
1) Tanah
Perencanaan
tanah sebagai berikut;
a) Menyusun
rencana pengadaan tanah
b) Mengadakan
survei untuk menentukan lokasi tanah
c) Mengadakan
survei terhadap adanya sarana jalan
d) Mengadakan
survei harga dilokasi
e) Mengajukan
rencana anggaran kepada satuan organisasi yang ditetapkan baik di daerah maupun
pusat, dengan melampirkan data yang disusun dari hasil survey
2) Bangunan
Perencanaan
bangunan meliputi:
a) Mengadakan
survei tentang keperluan bangunan
b) Mengadakan
perhitungan luas bangunan
c) Menyusun
rencana anggaran biaya
d) Menyusun
tahapan rencana anggaran yang disesuaikan dengan rencana tahapan pelaksanaan
secara teknis, serta memperkirakan anggaran yang disediakan dengan
memperhatikan skala prioritas
E.
Prosedur Perencanaan
Kebutuhan Sarana dan Prasarana (Barang Habis Pakai)
Kebutuhan akan sarana dan
prasarana idealnya harus direncanakan, baik perencanaan kebutuhan sarana dan
prasarana untuk jangka panjang, jangka menengah, jangka pendek. Imron dalam
buku Persepektif Manajemen Pendidikan Berbasis Sekolah menyatakan bahwa ada
sejumlah langkah-langkah atau prosedur dalam perencanaaan pengadaan sarana dan
prasarana, yaitu :
1. Menampung
semua usulan pengadaan perlengkapan sekolah yang diajukan oleh setiap unit
kerja dan atau menginventarisasi kekurangan perlengkapan sekolah.
2. Menyusun
rencana kebutuhan perlengkapan sekolah untuk periode tertentu, misalnya untuk
satu semester atau satu tahun ajaran.
3. Memadukan
rencana kebutuhan yang telah disusun dengan perlengkapan yang tersedia
sebelumnya.
4. Memadukan
rencana kebutuhan dengan dana atau anggaran sekolah yang tersedia. bila dana
yang tersedia tidak memadai untuk mengadakan kebutuhan tersebut, maka perlu
dilakukan seleksi terhadap semua kebutuhan perlengkapan yang telah direncanakan
dengan melihat urg ensi setiap perlengakapan yang dibutuhkan. Semua
perlengkapan yang urgen segera di daftar
5. Memadukan
rencana (daftar) kebutuhan perlengkapan yang urgen dengan dana atau anggaran
yang tersedia bila ternyata masih melebihi anggaran yang tersedia, maka perlu
dilakukan seleksi lagi dengan cara membuat skala prioritas.
6. Menetapan
rencana pengadaan akhir.
Alhamdulillah sangat membantu buat bahan referensi, terima kasih
BalasHapusTerima kasih sangat membantu
BalasHapus