Catatan Kecil Kearsipan

Sebuah kantor atau unit kerja pastilah berhubungan erat dengan surat-menyurat, sehingga dibutuhkannya sistem kearsipan yang tepat. Pemilihan sistem kearsipan yang tidak tepat akan menimbulkan hambatan pencapaian tujuan kantor/unit kerja tersebut. Dalam kamus administrasi kearsipan merupakan segenap rangkaian kegiatan perbuatan penyelenggaraan kearsipan sejak saat dimulainya pengumpulan surat/warkat sampai dengan pemusnahan.

Proses kearsipan menggunakan sistem tertentu dalam penyusunan, pemeliharaan arsip agar dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat serta untuk pemusnahan arsip berdasarkan kriteria tertentu. Sistem penyimpanan arsip (filling system) sendiri terdiri dari lima, yaitu :

1. Sistem abjad/alphabetical filling system, ada sistem penyimpanan arsip ini merupakan salah satu sistem penataan berkas yang menggunakan metode penyusunan berdasarkan abjad secara berurutan dari A sampai dengan Z dengan berpedoman pada peraturan mengindeks.  
2. Sistem nomor/numerical filling system, sistem penyimpanan arsip ini merupakan sistem penyimpanan warkat yang berdasarkan kode nomor sebagai pengganti dari nama orang atau badan, yang disebut juga inderect filing system (karena penentuan nomor yang akan digunakan memerlukan pengelompokan masalahnya terlebih dahulu).
3. Sistem tanggal/chronological filling system, sistem penyimpanan arsip ini merupakan salah satu sistem penataan berkas berdasarkan urutan tanggal, bulan dan tahun yang mana pada umumnya tanggal dijadikan pedoman termasuk diperhatikan dari datangnya surat. Kemudian arsip atau file disusun berdasarkan waktu dengan frekuensi tertentu, misalnya harian, mingguan, atau bulanan bahkan per tahun berdasarkan keperluan.
4. Sistem wilayah/geographical filling system, sistem penyimpanan arsip wilayah atau geografis adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah yang menjadi alamat suatu surat. Surat disimpan dan ditemukan kembali menurut kelompok atau tempat penyimpanan berdasarkan geografi / wilayah / kota dari surat berasal dan tujuan surat dikirim. 
5. Sistem subjek/subjectical filling system, sistem subjek merupakan suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan masalah dimana surat-surat dikelompokkan kedalam daftar  indeks untuk ditentukan masalah-masalah yang pada umumnya terjadi.  

Secara umum kegiatan mengarsip terdiri dari beberapa tahap, yaitu :

1. Penampungan arsip

2. Penelitian atau pemeriksaan berkas

3. Pengindeksan

4. Pengkodean

5. Penyortiran

6. Penyimpanan

          Untuk meningkatkan kinerja petugas kearsipan (arsiparis) maka biasanya petugas mengadakan jadwal penyusutan arsip secara berkala. Penyusutan arsip ini dilakukan untuk memastikan bahwa arsip yang disimpan adalah arsip yang betul-betul masih dibutuhkan, bukanlah dokumen-dokumen yang sudah tidak diperlukan lagi atau habis jangka waktu pakainya.

         Kegiatan penyusutan arsip ini biasanya didasarkan atas dua hal yakni angka kecermatan  yang sudah sangat  tinggi dan/atau Angka pemakaian arsip yang terlalu rendah. 

        Angka kecermatan arsip dikatakan terlalu tinggi apabila >= 3% sedangkan Angka pemakaian arsip dikatakan terlalu rendah apabila tidak mencapai angka 15%. Kedua indikator tersebut menjadi hal yang sangat mendasar untuk melakukan kegiatan penyusutan arsip.

          Untuk lebih jelasnya berikut ini kami ajak Anda mengenal rumus angka kecermatan dan Angka pemakaian secara lebih detail.
1. Angka Kecermatan 

    Rumus angka kecermatan = (Jumlah arsip yang tidak ditemukan : Jumlah arsip yang dicari) x 100%

       Apabila Angka Kecermatan < 3% berarti sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang digunakan oleh organisasi yang bersangkutan sudah cukup baik. Apabila Angka Kecermatan = 3%  berarti penyelenggaraan penyimpanan dan penemuan kembali arsip berada pada titik batas. Apabila Angka Kecermatan > 3% berarti sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang digunakan perlu ditinjau kembali untuk diadakan penyempurnaan lebih lanjut.

      Jadi, apabila angka kecermatan arsip menunjukkan persentase yang semakin tinggi, berarti sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip kurang baik. Sebaliknya jika kecermatan menunjukkan prosentase yang semakin rendah, berartisistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip sudah cukup baik.

2. Angka Pemakaian
     Untuk mengukur kelayakan koleksi arsip yang disimpan maka petugas perlu mengadakan penilaian terhadap kolesi arsipnya. Hal ini untuk memastikan bahwa arsip yang disimpan adalah arsip yang betul-betul masih dibutuhkan, bukanlah dokumen-dokumen yang sudah tidak diperlukan lagi atau habis jangka waktu pakainya.

      Kami ingatkan lagi bawah angka pemakaian arsip dikatakan terlalu rendah apabila tidak mencapai angka 15%.

Rumus:

      

      Perkembangan teknologi yang begitu pesat belakangan ini di satu sisi mempunyai dampak positif terhadap kelancaran dan kemudahan bagi manusia dalam melaksanakan berbagai kegiatannya, tetapi di pihak lain perkembangan ini juga menimbulkan dampak khususnya di bidang kearsipan yang perlu segera diantisipasi. Perkembangan di bidang kearsipan dirasakan sangat lambat jika dikaitkan dengan perkembangan teknologi yang secara langsung ataupun tidak langsung menghasilkan arsip yang cenderung selalu berubah. Untuk itu para pengelola kearsipan hendaknya selalu tanggap dan mengikuti perkembangan tersebut dan sedapat mungkin agar dapat dimanfaatkan untuk kegiatan kearsipan.

a. keuntungan:

1.     Terdapatnya salinan arsip dalam bentuk elektronik.

2.     Terjamin terekamnya informasi yang terkandung dalam lembaran arsip.

3.     Kemudahan akses terhadap arsip elektronik

4.     Kecepatan penyajian informasi yang terekam dalam arsip elektronik.

5.     Keamanan akses arsip elektronik dari pihak yang tidak berkepentingan.

6.     Sebagai fasilitas backup arsip-arsip vital.

b. Kelemahannya :

1. Adanya peluang untuk memanipulasi file (menciptakan, menyimpan, memodifikasi, atau menghapus) dalam segala cara;

2.    Kesulitan untuk berbagai file karena format file maupun ketersedian jaringan
maupun akses untuk berbagi file dengan yang lain;

3. Kemungkinan rusaknya file setiap saat tanpa adanya indikasi terlebih dahulu, misalnya server terserang oleh virus atau terhapusnya data secara permanen kerena tidak sengaja.

         Arsip elektronik diciptakan melalui proses digitalisasi dari arsip konvensional dimana proses ini membutuhkan tahapan-tahapan sebagai berikut:

a. Tahapan pengumpulan bahan

Arsip yang dipilih untuk dilayankan adalah dengan mempertimbangkan kegunaan arsip diman arsip yang sering dicari oleh pengguna adalah yang menjadi prioritas pertama, kemudian adalah arsip yang sudah rapuh atau segera rusak, untuk menjaga, merawat, maupun untuk pertimbangan perlindungan maka arsip-arsip yang sudah rapuh didahulukan untuk dilayankansehingga disamping sebagi fungsi pelayanan juga untuk fungsi perlindungan. Pertimbangan selanjutnya adalah dari sisi informasi, semakin penting informasi yang terkandung di dalam arsip maka arsip tersebut menjadi prioritas untuk segera dilayankan

b. Tahapan Pemindaian

Tahapan pemindaian dimana arsip konvensional jenis tekstual dan jenis foto dilakukan pemindaian dengan alat pemindai yaitu scanner. Proses pemindaian dilakukan dengan hasil disesuaikan pada format TIFF yaitu format image tanpa kompresi dan resolusi pada 600dpi untuk perlindungan arsip

c. Tahapan Manipulasi

Tahapan dimana arsip elektronik disesuaikan sehingga nantinya dapat digunakan pada aplikasi dengan baik. Karena file hasil digitalisasi adalah sangat besar dan berformat TIFF maka pada tahapan ini diubah formatnya ke dalam bentuk pdf dan ukuran resolusi diperkecil sampai dengan 25% dari aslinya

d. Tahapan Entry Data

Setelah arsip elektronik dilakukan proses manipulasi dan siap untuk digunakan maka selanjutnya adalah melakukan entry data dimana data deskripsi arsip disesuaikan dengan arsip elektronik sehingga pengguna dapat melakukan pencarian dari aplikasi ini dengan menggunakan kata kunci sesuai dengan deskripsi arsip dan dpat langsung melihat arsip elektronik hasil penemuan kembali tersebut. Dengan layanan yang langsung dapat menggunakan arsip.

e. Tahapan Editing dan Koreksi

Tahapan terakhir diman pada tahapan ini disamping dilakukan koreksi terhadap pengetikan deskripsi arsip juga dilakukan koreksi apakah data deskripsi arsip yang dientry sudah sesuai dengan arsip elektronikanya. Jika pengetikan maupun kesesuaian data belum benar maka segera dilakukan editing yang diharapkan dari proses koreksi dan editing ini tidak ada kesalahan teknis dalam hal pengetikan dan kesesuaian data